Autor: Bossin Stuttgart

Es ist ein Szenario, das jede Unternehmerin und Freiberuflerin fürchtet: Du hast eine Leistung erbracht oder ein Produkt geliefert, aber der Kunde / die Kundin zahlt die Rechnung nicht. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann auch ernsthafte finanzielle Folgen für dein Geschäft haben.

Doch wie gehst du am besten vor, wenn Rechnungen offenbleiben? Und warum ist es so wichtig, auf dein Recht zu bestehen?

Bevor du drastische Maßnahmen ergreifst, ist es wichtig, die Situation professionell und strukturiert anzugehen.

1. Die freundliche Zahlungserinnerung: Manchmal ist es einfach ein Versehen oder die Rechnung ist untergegangen. Sende nach Fälligkeit der Rechnung eine höfliche Erinnerung. Diese sollte das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer und den fälligen Betrag klar benennen und eine neue, realistische Zahlungsfrist setzen (z.B. 7-10 Tage). Achte darauf, einen freundlichen Ton zu wahren, um die Kundenbeziehung nicht unnötig zu belasten.
2. Die erste Mahnung: Bleibt die Zahlungserinnerung unbeantwortet, ist es Zeit für die erste Mahnung. Diese sollte etwas bestimmter formuliert sein und nochmals alle relevanten Rechnungsdaten enthalten. Erwähne, dass du bisher keine Zahlung erhalten hast und setze eine weitere, kurze Frist (z.B. 5 Tage). Weise in dieser Mahnung bereits darauf hin, dass bei weiterem Zahlungsverzug Mahngebühren oder Verzugszinsen anfallen können.
3. Die zweite/letzte Mahnung: Wenn auch die erste Mahnung ignoriert wird, ist die zweite Mahnung (manchmal auch als „letzte Mahnung“ oder „Mahnung vor Klage“ bezeichnet) notwendig. Hier wird der Ton nochmals ernster. Du solltest nun explizit darauf hinweisen, dass bei Nichtzahlung innerhalb der gesetzten Frist (z.B. 3-5 Tage) rechtliche Schritte eingeleitet werden. Führe die Höhe der Mahngebühren und Verzugszinsen auf und kündige gegebenenfalls die Übergabe an ein Inkassobüro oder eine Anwältin an.

WARUM AUF DEIN RECHT BESTEHEN?

Es mag verlockend sein, es bei kleinen Beträgen einfach dabei zu belassen, um Ärger zu vermeiden. Doch das ist ein Fehler aus mehreren Gründen:
• Finanzielle Stabilität: Offene Rechnungen bedeuten fehlende Einnahmen. Wenn sich diese häufen, kann das deine Liquidität und damit die Existenz deines Unternehmens gefährden.
• Glaubwürdigkeit und Präzedenzfälle: Wenn du säumige Zahlerinnen gewähren lässt, signalisierst du, dass deine Rechnungen nicht ernst genommen werden müssen. Dies kann dazu führen, dass weitere Kundinnen versuchen, Zahlungen zu verzögern oder ganz zu umgehen. Eine konsequente Beitreibung zeigt, dass du professionell und entschlossen agierst.
• Arbeitsmoral und Wertschätzung: Du hast Zeit, Mühe und Ressourcen in deine Arbeit investiert. Es ist dein gutes Recht, dafür bezahlt zu werden. Das Einfordern offener Beträge ist auch eine Form der Selbstachtung und Wertschätzung deiner eigenen Leistung.
• Gesetzliche Möglichkeiten nutzen: Das deutsche Recht bietet klare Wege, offene Forderungen einzutreiben. Es gibt keinen Grund, diese nicht zu nutzen.

WEITERE MÖGLICHKEITEN, WENN MAHNUNGEN NICHT FRUCHTEN

Wenn auch die letzte Mahnung unbeachtet bleibt, gibt es weitere Schritte, die du einleiten kannst:

• Inkassobüro: Ein Inkassounternehmen ist darauf spezialisiert, offene Forderungen einzutreiben. Sie übernehmen die Kommunikation mit der Schuldnerin und leiten, falls nötig, weitere rechtliche Schritte ein. Dafür verlangen sie in der Regel einen Anteil des eingetriebenen Betrags oder eine Pauschale. Oft wirkt der offizielle Briefkopf eines Inkassobüros bereits Wunder.
• Rechtsanwältin: Bei größeren Summen oder komplexeren Fällen kann es sinnvoll sein, direkt eine Rechtsanwältin einzuschalten. Eine Anwältin kann dich umfassend beraten, gerichtliche Mahnverfahren einleiten und dich im Falle einer Klage vertreten. Die Kosten hierfür muss in der Regel die säumige Zahlerin tragen, sobald sie sich im Verzug befindet.
• Gerichtliches Mahnverfahren: Wenn die Kundin weiterhin nicht zahlt und du keine Einigung erzielen kannst, kannst du ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten. Dies ist ein vereinfachtes Verfahren, um einen sogenannten Vollstreckungsbescheid zu erwirken. Mit einem Vollstreckungsbescheid kannst du dann Zwangsvollstreckungsmaßnahmen einleiten, z.B. eine Lohnpfändung oder Kontopfändung.
• Klage: Im äußersten Fall bleibt nur die Klage vor Gericht. Dies ist der aufwendigste und teuerste Weg, sollte aber nicht gescheut werden, wenn alle anderen Maßnahmen erfolglos bleiben und es um hohe Beträge geht.

FAZIT: Offene Rechnungen sind ärgerlich, aber kein Grund zur Resignation. Ein konsequentes Mahnwesen und die Bereitschaft, bei Bedarf auch rechtliche Schritte einzuleiten, sind entscheidend, um deine finanziellen Interessen zu schützen und die Professionalität deines Unternehmens zu wahren. Zögere nicht, dein Recht einzufordern – es ist die Basis für eine gesunde Geschäftsbeziehung und deinen langfristigen Erfolg.

Hast du schon Erfahrungen mit säumigen Zahlerinnen gemacht? Welche Strategien haben sich bei dir bewährt? Teile deine Gedanken in den Kommentaren!